Condiciones de Uso

1. Propósito y Alcance

Estas Condiciones de Uso establecen las reglas específicas para la utilización de Tony CRM, complementando los Términos y Condiciones generales. Definen cómo debe utilizarse el sistema, qué está permitido y qué está prohibido durante su uso diario.

2. Acceso y Autenticación

2.1 Credenciales de Acceso

• Responsabilidad personal: Sus credenciales de acceso son personales e intransferibles
• Seguridad de contraseña: Debe utilizar contraseñas seguras y cambiarlas periódicamente
• Cierre de sesión: Debe cerrar sesión al finalizar su trabajo, especialmente en computadoras compartidas
• Notificación de vulneración: Debe reportar inmediatamente cualquier acceso no autorizado

2.2 Horarios de Disponibilidad

El sistema está disponible 24/7, sin embargo, puede haber mantenimientos programados que se notificarán con al menos 24 horas de anticipación.

3. Gestión de Datos

3.1 Información de Clientes

• Veracidad: Toda la información ingresada debe ser veraz y actualizada
• Confidencialidad: Los datos de clientes son confidenciales y no deben compartirse fuera del sistema
• Autorización: Solo debe ingresar datos de personas que han dado su consentimiento
• Actualización: Debe mantener actualizada la información de contacto y estado de clientes

3.2 Documentos y Archivos

• Formato permitido: Solo archivos en formatos estándar (PDF, DOC, XLS, JPG, PNG)
• Tamaño máximo: Archivos no mayores a 10MB por documento
• Contenido apropiado: No subir contenido ilegal, ofensivo o no relacionado con el trabajo
• Respaldo: Se recomienda mantener copias de seguridad de documentos importantes

4. Funcionalidades del Sistema

4.1 Gestión de Prospectos

• Seguimiento oportuno: Debe dar seguimiento a los prospectos en los tiempos establecidos
• Actualización de estatus: Mantener actualizado el estado de cada prospecto
• Registro de actividades: Documentar todas las interacciones con clientes
• Asignación correcta: Solo trabajar con prospectos asignados a usted

4.2 Agenda y Calendario

• Puntualidad: Respetar las citas programadas en la agenda
• Actualización inmediata: Reportar cambios de citas tan pronto como ocurran
• Sincronización Google: Si usa la integración con Google Calendar, mantener ambos calendarios sincronizados
• Motivos de reprogramación: Siempre proporcionar razón válida al mover citas

4.3 Documentación y Minutas

• Registro completo: Documentar todas las interacciones importantes con clientes
• Claridad: Escribir minutas claras y comprensibles
• Oportunidad: Registrar actividades el mismo día que ocurrieron
• Seguimiento: Programar actividades de seguimiento cuando sea necesario

5. Uso Prohibido

Está estrictamente prohibido:

• Compartir accesos: Permitir que otras personas usen su cuenta
• Modificar el sistema: Intentar alterar, hackear o dañar el sistema
• Uso personal: Utilizar el sistema para asuntos no relacionados con el trabajo
• Exportación no autorizada: Extraer datos masivos sin autorización
• Spam o promoción: Usar el sistema para enviar correos no solicitados
• Competencia desleal: Usar información del sistema para beneficio de competidores
• Violación de privacidad: Acceder a información de clientes no asignados

6. Rendimiento y Productividad

6.1 Métricas de Uso

• Actividad mínima: Debe mantener actividad regular en el sistema
• Seguimiento de prospectos: Al menos una interacción por semana con prospectos activos
• Actualización de estatus: Cambios de estado deben reflejar la realidad del proceso de venta
• Uso de agenda: Programar y completar actividades de manera consistente

6.2 Calidad de Datos

• Información completa: Llenar todos los campos requeridos
• Datos actualizados: Mantener información de contacto actualizada
• Documentación suficiente: Subir documentos necesarios para cada prospecto
• Seguimiento documentado: Registrar todas las interacciones importantes

7. Integración con Google Calendar

7.1 Autorización

Al conectar su Google Calendar personal, autoriza la sincronización bidireccional de eventos relacionados con el trabajo. Esto significa que:

• Los eventos creados en Tony CRM aparecerán en su Google Calendar
• Los cambios en Google Calendar pueden sincronizarse de vuelta al sistema
• Solo eventos laborales deben sincronizarse

7.2 Responsabilidades

• Separación de calendarios: Mantenga separados eventos personales y laborales
• Sincronización responsable: Verifique que las sincronizaciones sean correctas
• Privacidad: No sincronice información confidencial de clientes fuera del sistema autorizado

8. Soporte y Reportes

8.1 Solicitud de Soporte

• Canales oficiales: Use solo los canales de soporte autorizados
• Información completa: Proporcione detalles específicos del problema
• Tiempo de respuesta: Permita hasta 24 horas para respuesta inicial
• Seguimiento: Confirme la resolución de problemas reportados

8.2 Reporte de Errores

• Inmediato: Reporte errores del sistema tan pronto como los detecte
• Detallado: Describa pasos para reproducir el error
• Evidencia: Incluya capturas de pantalla cuando sea posible

9. Actualizaciones y Mantenimiento

El sistema se actualiza regularmente para mejorar funcionalidades y seguridad:

• Mantenimiento programado: Se notificará con anticipación
• Actualizaciones automáticas: Algunas mejoras se aplicarán automáticamente
• Nuevas funciones: Se proporcionará capacitación cuando sea necesario
• Compatibilidad: Mantenga su navegador actualizado

10. Monitoreo y Auditoría

10.1 Registros de Actividad

El sistema registra automáticamente todas las actividades para propósitos de:

• Seguridad y prevención de fraudes
• Mejora de procesos y productividad
• Cumplimiento legal y regulatorio
• Soporte técnico y resolución de problemas

10.2 Auditorías

• Revisiones periódicas: El uso del sistema puede ser auditado
• Cooperación: Debe cooperar con auditorías internas
• Transparencia: Mantenga registros claros y precisos

11. Cumplimiento y Consecuencias

11.1 Incumplimiento

El incumplimiento de estas condiciones puede resultar en:

• Advertencia verbal o escrita
• Suspensión temporal del acceso al sistema
• Revocación permanente de privilegios
• Acciones disciplinarias según políticas de la empresa
• Acciones legales en casos graves

11.2 Proceso de Apelación

Si considera que una acción disciplinaria es injusta, puede apelar contactando al departamento de Recursos Humanos dentro de 5 días hábiles.